Regels, welke van toepassing zijn op het afzeggen van (deelname aan) een excursie of een ander betaald evenement
- Indien de organisatie van een excursie of een ander betaald evenement wordt uitbesteed aan een derde persoon/instantie, gelden de annuleringsregels van deze persoon/instantie. Deze regels worden vooraf aan de potentiële deelnemers bekendgemaakt.
- Indien het bestuur of de excursiecommissie een gepland betaald evenement annuleert, vanwege bijvoorbeeld onvoldoende deelnemers, (verwachte) extreme weersomstandigheden, slechte conditie van de te bezoeken tuinen of andere onvoorziene omstandigheden, worden al voldane inschrijfgelden volledig terugbetaald.
- Voorafgaand aan elke excursie wordt door de excursiecommissie een peildatum voor het aantal deelnemers vastgesteld. De peildatum ligt minimaal 1 maand voor de datum van het evenement (dit i.v.m. het zo nodig annuleren van de bus). Een excursie kan slechts doorgang vinden bij voldoende deelname. Per excursie wordt door de excursiecommissie het minimale aantal benodigde deelnemers bepaald.
Indien door afmelding ná de peildatum (zie ook regel 6) het minimum aantal deelnemers niet meer wordt gehaald, als gevolg waarvan de excursie normaal gesproken geannuleerd zou worden, zal teruggave van het excursiegeld aan de afzegger achterwege blijven.
Bij afmelding vóór de peildatum is geen excursiegeld (meer) verschuldigd. Eventueel al voldaan excursiegeld zal worden terugbetaald. - Een inschrijving is geldig op het moment dat de deelnemer zich heeft aangemeld bij de excursiecommissie, per telefoon/e-mail of via en intekenlijst.
- Iemand, die zich heeft opgegeven voor deelname aan een excursie, dient zich bij verhindering af te melden, ook al heeft hij/zij het excursiegeld nog niet betaald. Bij in gebreke blijven vervalt het excursiegeld aan de vereniging c.q. kan alsnog het bedrag in rekening worden gebracht bij de aanmelder.
- Een deelnemer kan bij onverhoopte verhindering -na de peildatum- slechts aanspraak maken op teruggave van het inschrijfgeld, indien de afmelding gebaseerd is op serieuze gronden (aantoonbare medische gronden, familieomstandigheden e.d.). Een en ander is ter beoordeling aan de excursiecommissie. De deelnemer ontvangt na de peildatum slechts dat deel van de betaalde som terug dat niet is uitgegeven of in rekening gebracht (lunch/toegang voor tuin e.d.).
- Wat in de regels 3 t/m 6 staat vermeld, geldt ook voor andere betaalde evenementen.
- Bij meningsverschillen beslist het bestuur.
29 augustus 2010
